De digitale transitie verandert geleidelijk aan
de manier waarop overheidsdiensten werken.
Bij het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe is
die evolutie al in volle gang.
Tijdens een ontmoeting met Dirk De Smedt, minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering bevoegd voor Digitale Transitie, stelden onze teams de vele tools voor die binnen het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe werden ingevoerd, evenals de lopende projecten waarmee we onze verdere modernisering willen voortzetten.
Na afloop van het bezoek viel de minister één aspect in het bijzonder op: meer nog dan de instrumenten zelf is het ons vermogen om ze verder te ontwikkelen dat het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe onderscheidt. Dat blijkt vooral uit de manier waarop we onze sociale software gebruiken en verder uitbouwen.
Sociale software die we voortdurend verder
ontwikkelen
Intern maakt het OCMW gebruik van verschillende vakspecifieke softwareprogramma’s die door externe IT-bedrijven worden geleverd, met in de eerste plaats onze sociale software. We beperken ons er niet toe de software te gebruiken zoals die wordt aangeleverd. We implementeren, configureren en verrijken de software op basis van de praktijk binnen onze diensten en de concrete behoeften van onze begunstigden.
Met deze software kunnen we onder meer het onthaal, de opvolging en de behandeling van de dossiers van begunstigden beheren. Deze manier van werken levert heel concrete voordelen op:
- Een snellere en volledigere behandeling en opvolging van aanvragen van begunstigden, van de indiening tot de afsluiting ;
- Een aanzienlijke vermindering van het aantal fouten , dankzij gestructureerde processen, ingebouwde controles en gecentraliseerde informatie ;
- De mogelijkheid om intern ontwikkelingen door te voeren, waardoor we elementen kunnen aanpassen zonder altijd afhankelijk te zijn van een externe dienstverlener en snel kunnen inspelen wanneer een procedure verandert ;
- Een aanzienlijk snellere inwerking van nieuwe medewerkers : de leercurve wordt korter, waardoor medewerkers sneller operationeel en zelfstandiger zijn.
Dit gebruik en deze expertise worden vandaag de dag ook buiten onze muren erkend: andere OCMW’s komen naar Sint-Lambrechts-Woluwe om zich te informeren en zich te laten opleiden in het gebruik van deze sociale software.
Up-to-date software, een voortdurende investering
Performante tools vereisen dat ze voortdurend worden onderhouden en bijgewerkt. Het OCMW investeert dan ook voortdurend in het bijwerken van zijn vakspecifieke software en in het versterken van de kennis en vaardigheden van zijn teams. Het is dit fundamenteel werk, dat intern wordt uitgevoerd, dat op de lange termijn een efficiënte behandeling van dossiers en betrouwbare gegevens garandeert.
Steeds meer gedigitaliseerde procedures
Verschillende projecten maken het nu al mogelijk om interne processen eenvoudiger en veiliger te maken, zoals de digitalisering van bestelbonnen.
Tegen het einde van 2026 wil het OCMW ook de inkomende facturen en de betalingsopdrachten van het bestuur digitaliseren. Deze nieuwe processen zullen onder meer de verwerkingstermijnen optimaliseren en de traceerbaarheid van de verrichtingen versterken.
In 2027 staan nog andere ontwikkelingen gepland, waaronder het versturen van uitgaande facturen via de e-box.
Veiligheid centraal in de transitie
De modernisering van de tools kan niet plaatsvinden zonder bijzondere aandacht voor gegevensbeveiliging en cyberbeveiliging.
De gegevens en vakspecifieke toepassingen worden gehost bij gespecialiseerde dienstverleners. Tegelijk werkt het OCMW aan de naleving van de NIS2-richtlijn. Met het intern ontwikkelde platform ConformIT kan onder meer de IT-infrastructuur en het IT-netwerk worden geïnventariseerd en kan zo het nalevingsproces worden gestuurd. Ook dit illustreert ons vermogen om onze eigen oplossingen te ontwikkelen wanneer dat nodig is.
Maar (cyber)veiligheid staat of valt ook met de medewerkers. Daarom worden intern opleidingen georganiseerd over cyberveiligheid, informatiebeveiliging, phishing en goede digitale praktijken.
Artificiële intelligentie: :
ja, maar op een verantwoorde manier !
Het OCMW wil ook het gebruik van artificiële intelligentie (AI) begeleiden. In plaats van deze technologische omslag zomaar te ondergaan, hebben we ervoor gekozen om ze eerst te analyseren: nagaan welke toepassingen een echte meerwaarde bieden voor onze dienstverlening, de risico’s in kaart brengen en een duidelijk kader vastleggen voordat we AI daadwerkelijk inzetten.
AI kan een waardevol hulpmiddel zijn om de productiviteit en efficiëntie te verhogen, maar het gebruik ervan moet worden omkaderd, onder meer met het oog op het beroepsgeheim en de bescherming van persoonsgegevens.
Het OCMW kiest daarom voor een pragmatische en verantwoorde aanpak, waarbij opleiding en bewustmaking van medewerkers centraal staan. Zo kunnen zij deze tools doeltreffend en gecontroleerd gebruiken.
En voor de burgers: een nieuwe website om hun administratieve stappen te vereenvoudigen
Dit structurele werk vertaalt zich ook naar onze dienstverlening aan burgers. Zo werd onze website volledig vernieuwd en biedt die voortaan een modernere en intuïtievere gebruikerservaring. De navigatie werd herzien en de gebruikerspaden zijn vereenvoudigd, zodat iedereen gemakkelijker de gewenste informatie of dienstverlening kan vinden.
Er werd ook een chatbot geïnstalleerd om bezoekers te begeleiden. Op termijn zullen de begunstigden hiermee ook de voortgang van hun dossier kunnen volgen.
In de komende maanden zal deze dienst worden aangevuld met een e-loket. Het e-loket wordt al door gemeenten gebruikt en zal het mogelijk maken om bepaalde administratieve stappen rechtstreeks online te regelen, zoals het aanvragen van attesten. Het OCMW van Sint-Lambrechts-Woluwe zal het eerste OCMW zijn dat deze dienst aanbiedt.
Een digitale transitie die de mens centraal blijft stellen
Met bijna 400 medewerkers begeleidt ons OCMW vandaag ongeveer 2.400 begunstigden, tegenover 1.600 vóór de hervorming van de werkloosheid die op 1 januari 2026 in werking trad. In deze context moet het OCMW kunnen rekenen op performante digitale tools om zijn opdrachten doeltreffend uit te voeren.
De digitale transitie maakt het mogelijk om procedures te vereenvoudigen, tijd te besparen, de traceerbaarheid te verbeteren en de toegang tot informatie te vergemakkelijken. Maar dat betekent niet dat de mens plaats moet maken voor technologie. Integendeel: technologie moet medewerkers net in staat stellen om meer tijd vrij te maken voor wat echt belangrijk is: mensen begeleiden.
Digitalisering is dan ook geen doel op zich. Het is een middel om te bouwen aan een administratie die toegankelijker, efficiënter en veiliger is en die ALTIJD ten dienste staat van de burger.
