Opleiding rond interne controle
In het kader van dit initiatief schreef het OCMW drie medewerkers in voor een meerdaagse opleiding rond interne controle en risicobeheer.
Op het programma stonden onder meer :
- compliance,
- risicobeheer,
- de controleomgeving,
- organisatorische beheersing,
- IT-risico’s
- fraudepreventie
- enz.
De opleiding werd afgesloten met een examen, dat de drie deelnemers met succes aflegden. Eén van hen behaalde daarbij zelfs de tweede plaats.
De opleiding stelde hen niet alleen in staat om hun kennis van de principes van interne controle te verdiepen, maar bood hen ook een kader om de bestaande werkwijzen binnen het OCMW te analyseren en verbeterpunten te identificeren.
Interne controle : van procedure tot waakzaamheid
Het project voor de IC-Award werd gedragen door drie professionals uit de Departement voor Maatschappelijk Welzijn: de project- en ontwikkelingsmedewerker van de sociale software, de verantwoordelijke van de Dienst Wonen & Onthaal en Reportingreferent, en de adjunct-directeur van het Departement voor Maatschappelijk Welzijn.
Hun reflectie richtte zich op het traject van een sociale aanvraag, vertrekkend vanuit een eenvoudige vaststelling: interne controle maakt al deel uit van de werking van het OCMW, ook al wordt die niet altijd als dusdanig benoemd.
De werkprocessen bevatten immers verschillende controleactiviteiten. De werkwijzen kunnen echter verschillen van maatschappelijk werker tot maatschappelijk werker en de opvolging ervan wordt niet altijd op een uniforme manier vastgelegd.
Het project richtte zich onder meer op de functiescheiding en de dubbele validatie, met als doel de controles die in het traject van een sociale aanvraag zijn ingebouwd, te versterken.
Daarnaast werden fiches voor interne controle ontwikkeld. Deze maken het mogelijk om controles te formaliseren, eventuele afwijkingen te identificeren, corrigerende acties te bepalen en de opvolging ervan te verzekeren.
Het doel is dus niet noodzakelijk om nieuwe procedures te creëren, maar wel om bestaande praktijken beter te structureren, te formaliseren en op te volgen.
Een waardevolle ervaring en gelegenheid tot uitwisseling
Naast de voorstelling van het project bood de deelname aan de IC-Award een mooie gelegenheid om andere professionals te ontmoeten, goede praktijken uit te wisselen en verschillende benaderingen van interne controle te ontdekken.
De gesprekken met de jury en de andere deelnemers leverden bovendien waardevolle feedback en nieuwe inzichten op om deze aanpak binnen het OCMW verder te ontwikkelen.
Deze ervaring belicht een concrete aanpak binnen onze organisatie en toont aan dat interne controle in de eerste plaats een instrument is om de kwaliteit, de samenhang en de beheersing van processen te versterken.
